1. POLITIQUE
Boardwalk s’engage à maintenir l'exactitude, la confidentialité et la sécurité de vos informations nominatives personnelles. Dans le cadre de cet engagement, la présente politique sur la protection des renseignements personnels (« politique sur la protection des renseignements personnels ») régit la manière dont Boardwalk recueille, utilise, divulgue et conserve les renseignements personnels d’une personne ou de tierces parties ou les deux. Par ailleurs, la présente politique sur la protection des renseignements personnels prend des mesures quant au droit d’une personne ou d’une tierce partie d’accéder, au besoin, aux renseignements personnels pour y apporter une rectification.
Boardwalk a désigné une personne (« agent de la protection de la vie privée ») responsable de la conformité à la politique sur la protection des renseignements personnels, joignable à privacy@bwalk.com ou au 403 206-6778.
La présente politique sur la protection des renseignements personnels est fondée sur les principes de la Loi sur la protection des renseignements personnels et les documents électroniques (« LPRPDÉ ») du Canada ainsi que les lois provinciales sur la protection des renseignements personnels en vigueur.
2. OBJECTIF
L’objectif de la présente politique sur la protection des renseignements personnels est de préserver la vie privée d’une personne ou d’une tierce partie en établissant les obligations et les procédures relatives au traitement de ses renseignements personnels. Dans certaines circonstances, les renseignements personnels peuvent être recueillis, utilisés ou divulgués à l'insu et sans le consentement de la personne ou de la tierce partie. Parmi les exemptions figure la collecte de renseignements personnels à des fins juridiques, médicales ou de sécurité, ainsi qu’à des fins de prévention de fraudes ou d'application de la loi seulement.
3. PORTÉE
La politique sur la protection des renseignements personnels décrit les exigences minimales concernant la protection des renseignements personnels. Toute loi applicable doit être tenue en compte lors de la mise en application de ces exigences.
4. DÉFINITIONS
Les définitions qui suivent s'appliquent à la présente politique sur la protection des renseignements personnels :
a. Un « renseignement personnel » est toute information nominative d’une personne physique ou d’une tierce partie susceptible de l’identifier, incluant sans s’y limiter, l’adresse de domicile et le numéro de téléphone, l’âge, le sexe, la situation matrimoniale ou familiale, les numéros d’identification comme le numéro d'assurance sociale, du permis de conduire ou autres numéros permettant une identification, les billets médicaux, les antécédents d’emploi (passés ou actuels), les antécédents financiers, les informations bancaires, les vérifications d’un dossier criminel, l'opinion d'autrui sur une personne ou une tierce partie, la perception personnelle ou l’opinion d’une personne, le nom, l'adresse et le numéro de téléphone d’un parent, d’un tuteur ou d’un partenaire.
b. La « collecte » signifie l'action de recueillir, de se procurer ou d'obtenir des renseignements personnels à partir de quelque source que ce soit, y compris d'un tiers, par quelque moyen que ce soit.
c. Le « consentement » est une acceptation volontaire de ce qui est fait ou proposé. Le consentement peut être explicite ou implicite. Le consentement explicite est clairement donné, verbalement ou par écrit. Il s'agit d'un consentement sans équivoque, que l'organisation n'a pas besoin de vérifier. Il y a consentement implicite lorsque l'action ou l'inaction d'une personne ou d’une tierce partie permet de déduire raisonnablement qu'il y a consentement.
d. La « Divulgation » signifie rendre les renseignements personnels disponibles à d'autres individus, qu'ils soient ou non employés par Boardwalk;
e. Par « application de la loi », on entend toute enquête ou toute procédure disciplinaire entraînant ou pouvant entraîner une pénalité ou une sanction infligée et contrôlée;
f. Par « tierce partie », on entend toute personne ou toute organisation autre que l’intéressé ou les représentants de Boardwalk. Il convient de noter que dans certaines circonstances, l’entreprise peut être en droit de communiquer des renseignements personnels à un tiers agissant comme mandataire pour Boardwalk;
g. Par « utilisation », on entend le traitement et la manipulation des renseignements personnels par et au sein de Boardwalk.
h. Par « Boardwalk », on entend l’ensemble des entités et des filiales, compris dans la structure consolidée de la Fiducie de placements immobiliers Boardwalk.
5. RESPONSABILITÉ
La personne ou la tierce partie est responsable de :
a. Se familiariser avec la présente politique sur les renseignements personnels et en respecter les dispositions;
b. Fournir les autorisations et les consentements adéquats;
c. Signaler immédiatement à l’agent de la protection de la vie privée toute violation des renseignements personnels, et
d. Mettre à jour ses informations personnelles à Boardwalk.
6. OBLIGATIONS LÉGALES
a. Obligation de rendre des comptes
Boardwalk est responsable des renseignements personnels qui lui sont confiés et a désigné un agent de la protection de la vie privée qui est responsable d’assurer la conformité de Boardwalk à la LPRPDÉ, aux lois provinciales en vigueur relatives à la protection de la vie privée ainsi qu’aux exigences en matière de protection des renseignements personnels.
b. Détermination des fins de la collecte des renseignements recueillis
Boardwalk recueille des renseignements personnels et en précise l’objectif avant de recevoir le consentement de la personne ou de la tierce partie. Les renseignements personnels recueillis ont pour objectif de :
• Vérifier l’identité de la personne ou de la tierce partie
• Traiter les demandes de location
• Effectuer une vérification des antécédents et de crédit
• Communiquer avec la personne ou la tierce partie dans le cadre des affaires de Boardwalk
• Divulguer les renseignements personnels aux fournisseurs de services publics ou de services afin de procurer des services d’Internet, d’électricité, de gaz naturel, de téléphone et d’alarme, par exemple.
c. Consentement
Le formulaire signé de consentement et de pleine connaissance de la personne ou de la tierce partie est obligatoire pour la collecte, l’utilisation ou la communication des renseignements personnels. Dans certaines circonstances, les renseignements personnels peuvent être recueillis, utilisés ou divulgués à l'insu et sans le consentement de l'intéressé. Parmi les exemptions figure la collecte de renseignements personnels à des fins juridiques, médicales ou de sécurité, ainsi qu’à des fins de prévention de fraudes ou d'application de la loi seulement.
d. Limitation de la collecte
Boardwalk ne recueille et n’utilise les renseignements personnels qu’elle détient que pour les fins auxquelles ils sont destinés.
e. Limite de l’utilisation, de la divulgation et de la conservation
Les renseignements personnels ne peuvent être utilisés ou divulgués à d'autres fins que celles pour lesquelles ils ont été recueillis, sauf avec le consentement de la personne concernée, de la tierce partie ou dans la mesure permise par la loi. Les renseignements personnels ne seront conservés que pour la période nécessaire à la réalisation des finalités déterminées.
f. Exactitude
Les renseignements personnels doivent être aussi exacts, complets et à jour comme l'exigent les fins auxquelles ils sont destinés.
g. Mesures de protection
h.
Les renseignements personnels doivent être protégés au moyen de mesures de sécurité correspondant à leur degré de sensibilité.
i. Transparence
Boardwalk mettra à la disposition des personnes ou des tierces parties des renseignements précis sur ses politiques et ses pratiques concernant la gestion des renseignements personnels.
j. Accès aux renseignements personnels
Toute personne qui en fait la demande doit être informée de l’existence de renseignements personnels qui la concernent, de l’usage qui en est fait et du fait qu’ils ont été communiqués à des tiers, et lui permettre de les consulter. Il sera aussi possible de contester l’exactitude et l’intégralité des renseignements et d’y faire apporter les corrections appropriées.
k. Possibilité de porter plainte à l’égard du non-respect des principes
Toute personne doit être en mesure de se plaindre du non-respect des principes de la présente politique sur la protection des renseignements personnels auprès de l’agent de la protection de la vie privée.
7. PROCÉDURES
a. Collecte de renseignements
Boardwalk procède à la collecte, à l'utilisation, à la rétention et à la communication des renseignements personnels pour établir, gérer ou rompre une relation avec une personne ou une tierce partie.
b. Consentement
Le formulaire signé de consentement et de pleine connaissance de la personne ou de la tierce partie est obligatoire pour la collecte, l’utilisation ou la communication des renseignements personnels par Boardwalk. Parfois, la manière dont les renseignements personnels sont recueillis, rend implicite le consentement pour la collecte, l'utilisation et la divulgation des ceux-ci est implicite.
Si Boardwalk procède à la collecte, l’utilisation ou la divulgation des renseignements personnels pour des objectifs autres que ceux susmentionnés, alors avant la collecte, l’utilisation ou la divulgation de ces informations, à moins que la loi ne l’exige, la personne ou les tierces parties en seront avisées et un consentement sera obtenu avant la collecte, l’utilisation ou la divulgation des renseignements personnels. Si Boardwalk a l’intention d’utiliser ou de divulguer des renseignements personnels recueillis par le passé pour un autre objectif qui n’est pas autorisé en vertu des lois applicables, un consentement sera obtenu au préalable avant l’utilisation ou la divulgation pour ce nouvel objectif.
c. Retrait du consentement
Toute personne ou tierce partie peut retirer son consentement sous réserve d'obligations juridiques ou contractuelles et sur préavis raisonnable. Une personne ou une tierce partie voulant retirer son consentement doit d’abord communiquer avec l'agent de la protection de la vie privée en vue de comprendre l’incidence d’un tel retrait et ensuite, si elle décider d'aller de l’avant, elle devra donner le préavis nécessaire.
d. Accès aux renseignements personnels
i. Une personne ou une tierce partie peut demander l'accès à son dossier pour fin de consultation en prenant les dispositions nécessaires avec l’agent de la protection de la vie privée. La personne ou la tierce partie doit en aviser l’agent de la protection de la vie privée par écrit au moins 24 heures à l’avance. L’agent de la protection de la vie privée répondra à la demande dans les 30 jours qui suivent la réception de l’avis ou informera la personne ou la tierce partie qu’un délai supplémentaire est nécessaire pour répondre à la demande.
ii. Dans certains cas, Boardwalk se voit interdire légalement de permettre à une personne ou à une tierce partie l'accès à ses renseignements personnels. À titre d’exemple, Boardwalk peut ne pas offrir l'accès aux renseignements à la personne ou à la tierce partie si cela risque de révéler des renseignements personnels d’une autre personne ou d’autres renseignements confidentiels. Dans ce cas, Boardwalk informera la personne ou la tierce partie de la raison de l’interdiction d’accès, sous réserve des restrictions juridiques. Parmi les autres exceptions figure ce qui suit :
1. le droit d’accès ne s’étend pas aux renseignements échappant à l'obligation de divulgation en vertu de la LPRPDÉ ou des lois provinciales en vigueur relatives à la protection de la vie privée; cependant, si un tel renseignement peut être raisonnablement retranché d’un document, le demandeur dispose du droit d’accès au restant du dossier.
e. Rectification des renseignements personnels
Comme mentionné ci-dessus à l’alinéa 7 (d)(iv), une personne ou une tierce partie est en droit de présenter une demande écrite d’accéder à ses renseignements personnels détenus par Boardwalk et de demander que des correctifs y soient apportés. La personne ou la tierce partie peut demander la rectification de ses renseignements personnels s'ils sont erronés ou incomplets et peut demander qu'une mention de désaccord soit jointe à ses renseignements personnels. Boardwalk modifiera les renseignements personnels qui se révèlent inexacts ou incomplets.
La demande de mettre à jour ou de corriger des renseignements personnels peut être effectuée par téléphone ou par courriel avec l’agent de la protection de la vie privée.
f. Divulgation d'informations
La divulgation est régie conformément à la présente politique sur la protection des renseignements personnels ou autres politiques et procédures spécifiques, instaurées ou modifiées au besoin par Boardwalk afin de s’appliquer aux renseignements personnels de la personne ou d’une tierce partie.
Boardwalk ne divulguera à aucun tiers des renseignements personnels au sujet d’une personne ou d’une tierce partie, sauf dans les circonstances suivantes :
i. la personne ou la tierce partie qui fait l'objet d'une divulgation a donné un consentement explicite;
ii. les renseignements sont nécessaires aux fins auxquelles ils ont été obtenus;
iii. la loi oblige ou autorise Boardwalk à communiquer de tels renseignements;
iv. la divulgation est exigée par les représentants des gouvernements dûment autorisés en vue de faire respecter les règlements fédéraux et provinciaux, dans le cadre d’une enquête menée en vue de l'application d'une loi fédérale ou provinciale ou dans le but de rassembler des informations en vue de l'application d'une loi fédérale ou provinciale;
v. Boardwalk est tenue de se conformer à une ordonnance d'un tribunal, à des mandats ou à d'autres procédures judiciaires valides;
vi. l'urgence de garantir la sécurité physique d’une personne ou d’un groupe de personnes; et
vii. les circonstances exceptionnelles pour faciliter le contact avec un membre de la famille ou un ami de la personne ou de la tierce partie blessée, malade ou décédée.
Les demandes d'accès d’un tiers à des renseignements personnels seront traitées par l’agent de la protection de la vie privée de Boardwalk et doivent être formulées par écrit.
g. Limitation de la collecte
Les renseignements personnels recueillis se limiteront aux détails nécessaires pour les fins identifiées par Boardwalk. Dotée du consentement de la personne ou de la tierce partie, Boardwalk peut procéder à la collecte de ses renseignements en personne, par téléphone, par courrier, par télécopieur, par courriel ou par Internet.
h. Conservation et destruction des renseignements personnels
Les renseignements personnels qui ne sont plus nécessaires aux fins motivant leur collecte seront détruits, effacés ou rendus anonymes.
Boardwalk conservera les renseignements personnels aussi longtemps que nécessaire pour atteindre l’objectif pour lequel les renseignements ont été recueillis ou pour se conformer aux lois applicables. La période pour laquelle les renseignements personnels sont conservés peut dépasser la durée de la relation entre Boardwalk et la personne ou la tierce partie.
8. SAUVEGARDE, SÉCURITÉ ET PROTECTION DES RENSEIGNEMENTS PERSONNELS
Boardwalk prendra et mettra en œuvre toutes les mesures de sécurité raisonnables adéquates en vue de protéger tout renseignement personnel contre toute forme d'usage non autorisé, comprenant sans s'y limiter la divulgation accidentelle ou malicieuse, l'accès, la modification, la copie non autorisée et le vol.
Les mesures de sécurité comprendront notamment :
a. les mesures de sécurité matérielles, par exemple le verrouillage des classeurs et la restriction de l'accès aux bureaux;
b. les mesures de sécurité administratives, par exemple des autorisations sécuritaires et un accès sélectif; et
c. les mesures de sécurité techniques, par exemple l'usage de mots de passe et du chiffrement.
9. UTILISATION DES ENREGISTREMENTS AUDIOS ET DE SURVEILLANCE VIDÉO
Des équipements vidéos peuvent être installés et en mode enregistrement dans les aires partagées de nos immeubles. L’équipement vidéo peut être doté de caractéristiques avec zoom et vision de nuit. L’équipement peut être en mode enregistrement en tout temps. Les séquences vidéos peuvent être visionnées en tout temps.
L’objectif de cet équipement est d’assurer la protection et la sécurité, à savoir, la paisible jouissance des résidents, l’accès aux installations, aux services et aux équipements que Boardwalk a convenu de fournir, la dissuasion de perpétrer un crime ainsi que la préservation de la propriété de Boardwalk.
Là où la loi l’exige, des enseignes seront affichées informant de la présence de surveillance électronique et l’enregistrement de renseignements personnels.
Des enregistrements audios peuvent s’effectuer lors des rencontres, des entrevues et des appels téléphoniques.
Les enregistrements audios sont effectués aux fins, sans s’y limiter, de contrôle de la qualité, de formation, de sécurité et de résolution de conflits.
Pour toute question concernant les enregistrements vidéos ou audios, communiquez avec l’agent des renseignements personnels.
10. UTILISATION DE TÉMOINS DE CONNEXION
Les témoins de connexion sont des fichiers déposés par le navigateur sur l’ordinateur, portable, tablette, cellulaire ou autre appareil de navigation électronique. Nos témoins de connexion sont sécuritaires et n’endommageront pas l’ordinateur. Les témoins de connexion facilitent la navigation sur le Web par la sauvegarde des préférences de l’utilisateur en vue des visites subséquentes du site. Ils permettent de déterminer le contenu le plus consulté et le moins populaire du site Web et par conséquent, d’offrir de meilleurs outils et d’optimiser les expériences de recherche ultérieures.
11. RÉVISIONS DE LA PRÉSENTE POLITIQUE DE PROTECTION DES RENSEIGNEMENTS PERSONNELS
Boardwalk se réserve le droit de modifier la présente politique de protection des renseignements personnels en tout temps. Les révisions entreront en vigueur à leur affichage sur le site Web de Boardwalk.
12. INFORMATIONS SUPPLÉMENTAIRES ET COORDONNÉES
Toute personne ou tierce partie ayant des questions ou désirant formuler une plainte relativement aux politiques et procédures de Boardwalk sur la protection des renseignements personnels peut joindre l’agent de la protection de la vie privée.
Si une personne ou une tierce est insatisfaite de la façon dont son dossier est traité, elle peut en faire appel au Commissaire à la protection de la vie privée du Canada (112, Kent Street, Ottawa, Ontario, K1A 1H3) ou au Commissaire à la protection de la vie privée de l’Alberta (Suite 2460, 801 6 Avenue SW, Calgary, Alberta, T2P 3W2).
Si vous avez des questions ou un problème concernant notre politique de confidentialité ou la sécurité de vos renseignements personnels, veuillez communiquer avec :
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